ECM
iKNOW

La piattaforma software di Enterprise Content Management sviluppata da Logical System per la gestione delle informazioni aziendali

La piattaforma per la gestione delle Informazioni Aziendali.


iKnow è la piattaforma software web based di Enterprise Content Management sviluppata da Logical System per la gestione delle informazioni aziendali.  iKnow consente di archiviare, produrre, condividere e rendere accessibili i documenti aziendali anche da dispositivi mobili. Il suo motore di workflow consente inoltre di automatizzare il funzionamento dei processi organizzativi interni, in maniera facile ed intuitiva.

Grazie alla sua tecnologia, l’utente potrà usufruire della piattaforma iKnow collegato dalla propria postazione in ufficio, connesso da casa dal pc portatile, o dal tablet in giro per il mondo. In qualunque occasione sarà possibile consultare i documenti e monitorare i processi di propria competenza. Rispettando tutte le norme vigenti in materia di legge,  iKnow è inoltre provvisto del modulo di conservazione sostitutiva con una soluzione in full outsourcing, per delegare ogni controllo e responsabilità richieste dalla normativa al nostro partner certificato.

iKnow è finalizzato al supporto nella gestione quotidiana delle informazioni e dei documenti di tutte quelle figure aziendali che necessitano di un controllo della propria documentazione e un monitoraggio costante dei propri processi.

Figure quali responsabili degli uffici amministrazione, acquisti, qualità, risorse umane, potranno in ogni momento e ovunque, consultare un documento fiscale, un’offerta ricevuta da un fornitore, monitorare un processo di non conformità, sollecitare il reparto che sta tardando l’evasione di un ordine, verificare il piano di formazione dei propri dipendenti.

Inoltre, con una semplice mail inviata da iKnow, sarà possibile ovunque approvare una richiesta o avanzare un workflow procedurale.

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facilità d'uso

L’archivio di documenti può avvenire tramite semplici drag&drop o con la gestione file system che iKnow mette a disposizione nel proprio server. Un sofisticato motore di ricerca consente di ridurre al minimo i tempi di rintracciabilità dell’informazione. Ogni fase di un flusso decisionale, di progettazione o di gestione qualità può essere automatizzata con delle regole precise configurate secondo le logiche del processo.

configurabilità

iKnow mette in primo piano la semplicità di utilizzo e l’elevata configurabilità dei modelli di documento. Ogni flusso documentale o schede per l’archiviazione digitale è frutto di semplici steps di configurazione in cui qualsiasi utente può personalizzare, secondo le esigenze, i vari oggetti coinvolti per il progetto. Possono essere configurate ricerche per ogni obiettivo statistico e di monitoring.

integrabilità

iknow assicura il completo controllo sulla gestione dell’insieme di informazioni, dati e documenti scambiati all’interno di un’organizzazione, la sua architettura lo rende un’ottima soluzione di repository documentale o motore workflow. Iknow è in grado di interagire sia con l’ecosistema Clay Suite e le altre piattaforme software offerte da Logical System (ERP, CRM, HR, ecc…) che con altre soluzioni software di terze parti.


perchè scegliere iKnow

Documentale

Il software iKnow possiede un modulo specifico per la gestione di tutta la documentazione presente in azienda, compresi i documenti inerenti al sistema di gestione della:  Qualità, Sicurezza e Ambiente. In iKnow possono essere realizzati, attraverso semplici pannelli di setup web, form specifici per la catalogazione di file e la valorizzazione di metadati di classificazione. Tutta la documentazione emessa ad esempio dai propri sistemi sw aziendali, o ricevuta via mail da clienti/fornitori, o realizzata da sistemi office o prodotta direttamente da iKnow, viene catalogata in raccoglitori e pratiche relative a determinati processi (documentazione di commessa, pratiche di acquisto, attività commerciale, ecc…). Un pannello riepilogativo consente una lettura agevole di tutte le informazioni prodotte e ricevute durante l’evoluzione della procedura.

Manutenzione

In ogni impresa è fondamentale tener traccia delle attrezzature operative e dismesse per la loro corretta gestione e manutenzione. In iKnow è possibile creare ed archiviare una scheda per ogni attrezzatura, sia essa una macchina, un impianto o uno stampo, arricchendola di tutte le informazioni necessarie, in modo da creare un’anagrafica attrezzature interna al SW. Ad ogni scheda è inoltre possibile collegare tutta la documentazione tecnica relativa.

Per ogni macchina/impianto presente in anagrafica è possibile inserire una o più schede di piano intervento, ognuna con la lista dei controlli da effettuare e la loro frequenza, oltre alla lista dei ricambi necessari per la sostituzione. Il software effettua una schedulazione automatica degli interventi da effettuare, consegnando ad ogni operatore il piano delle attività in scadenza o scadute. La consuntivazione del rapporto di manutenzione avviene tramite la registrazione di una scheda collegata al piano, in cui con poche informazioni il SW è in grado di schedulare la data del prossimo intervento.

Qualità

iKnow rappresenta la soluzione ideale per l’efficace gestione documentale per l’intero sistema Qualità, in conformità alle attuali normative. La suite iKnow garantisce estrema flessibilità nella costruzione di apposite form per classificare e archiviare la documentazione presente in azienda per il sistema Qualità-Sicurezza-Ambiente (Manuali, Procedure, Istruzioni Operative, Registrazioni). Ai documenti possono essere agganciate logiche di revisioning e workflow collaborativi soprattutto per approvazioni e pubblicazioni dei documenti. Appositi report mirati consentono di tenere sotto controllo il proprio repository facilitando la rintracciabilità, la revisione e l’eventuale definizione di scadenze di validità Appositi tool consentono l’importazione massiva dei documenti da repository su file system ma anche con acquisizione automatica di metadati da tracciati excel.

Risorse Umane (HR)

Al giorno d’oggi è necessario investire sempre più sulla corretta gestione dei dipendenti (richiesta anche dalle nuove normative vigenti) che sono il vero patrimonio di ogni azienda.

iKnow mette a disposizione un’apposita area in cui poter archiviare per ogni dipendente una scheda dettagliata indicando tutte le informazioni necessarie (attraverso form completamente configurabili), dai dati generali del dipendente spingendosi eventualmente anche ai dati economici (sempre protetti da specifici criteri di visibilità) o ad un registro degli infortuni e/o near miss. È poi possibile dettagliare le attività svolte in azienda e le competenze richieste per svolgerle.

iKnow consente di archiviare, produrre, condividere e rendere accessibili i documenti aziendali anche da dispositivi mobili. Il suo motore di workflow consente inoltre di automatizzare il funzionamento dei processi organizzativi interni, in maniera facile ed intuitiva.

Grazie alla sua tecnologia, l’utente potrà usufruire della piattaforma iKnow collegato dalla propria postazione in ufficio, connesso da casa dal pc portatile, o dal tablet in giro per il mondo. In qualunque occasione sarà possibile consultare i documenti e monitorare i processi di propria competenza. Rispettando tutte le norme vigenti in materia di legge, iKnow è inoltre provvisto del modulo di conservazione sostitutiva con una soluzione in full outsourcing, per delegare ogni controllo e responsabilità richieste dalla normativa al nostro partner certificato.


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